De 4 personas introduciendo pedidos a 1 supervisando el proceso.
Cómo ayudamos a Mondat Baker a automatizar la gestión de cientos de pedidos diarios que antes se procesaban completamente a mano.
El problema.
Mondat Baker recibía cientos de pedidos diarios de sus clientes. Los pedidos llegaban en distintos formatos: emails, PDFs, ficheros Excel, llamadas telefónicas.
Cada pedido tenía que ser leído, interpretado e introducido manualmente en el ERP por el equipo administrativo. Con ese volumen, el proceso requería cuatro personas dedicadas a tiempo completo.
Además del coste en horas de trabajo, había errores de transcripción frecuentes que generaban incidencias posteriores y afectaban a la relación con los clientes.
Cuando había picos de pedidos, el equipo no daba abasto. Y escalar significaba contratar más personas para hacer lo mismo.
La solución.
Diseñamos un sistema que automatiza todo el flujo de entrada de pedidos, desde la recepción hasta la integración en el ERP.
El sistema captura los pedidos independientemente del formato en que lleguen, extrae automáticamente los datos relevantes y los introduce directamente en el ERP.
Cuando hay algún caso que el sistema no puede procesar con seguridad, lo señala para revisión humana. Solo los casos ambiguos requieren atención del equipo.
Captura multi-canal
El sistema recibe pedidos por email, portal y ficheros automáticamente.
Extracción de datos
Identifica y extrae líneas de pedido, referencias, cantidades y condiciones.
Integración ERP
Los datos procesados entran directamente en el ERP sin intervención manual.
Gestión de excepciones
Los casos dudosos se marcan para revisión. El equipo solo gestiona lo que realmente necesita atención.
El resultado.
4 → 1
Personas gestionando el proceso de pedidos
0
Errores de transcripción manual
24/7
Procesamiento automático de pedidos
El equipo pasó de dedicar su jornada completa a introducir datos a supervisar un proceso que funciona solo. El volumen de pedidos no cambió. El esfuerzo sí.
¿Tu empresa gestiona pedidos de forma manual?
Cuéntanos el proceso y el volumen. Lo analizamos y vemos qué se puede automatizar.